SCHEMAT obrotu dokumentów

Dokumenty w module produkcja

1. Zlecenie zewnętrzne - (specyfikacja montażowa) - do zamówienia klienta .
2. Zlecenie wewnętrzne wykonania zespołu, części innych.
3. Dokumentacja normatywna
4. Pobranie materiału, części zespołu do produkcji RW
5. Karta pracy – potwierdzenie wykonania operacji
6. Zakończenie produkcji – przyjęcie wyrobu, części na magazyn.

Oznaczenia stosowane w module produkcyjnym:

M – materiał kategoria obejmuje także części urządzenia i inne towary kupowane i nie podlegające procesom technologicznym na magazyn przyjmowane dokumentem PZ lub faktura zakupu.

R – robocizna – operacja, potwierdzana kartą pracy.

D – część, detal, zespół, kategoria obejmuje wszystkie części wykonane poprzez uruchomienie zlecenia wewnętrznego lub zewnętrznego zdane na magazyn dokumentem PW.

N – narzędzie potrzebne do wykonania operacji

I –inne np. operacja wykonywana w kooperacji

K- pole komentarza

1.      Zlecenie zewnętrzne, specyfikacja montażowa (kompletacja pod zamówienie klienta).

Zadanie produkcyjne pod nazwą „Zlecenie zewnętrzne” obejmuje te pozycje zamówienia klienta dla których niezbędne jest wykonanie procesów na produkcji. Można określić, że wyłączone ze zleceń produkcyjnych są te zamówienia i pozycje dla których zdefiniowany jest wyrób na magazynie, który zostanie sprzedany bez wykonania dodatkowej czynności. Natomiast do zleceń produkcyjnych zaliczane będą wszystkie montaże, usługi, wykonanie wyrobu pod dokumentację klienta z materiałów zarówno własnych jak i powierzonych. 

Zlecenie zewnętrzne zawsze generowane jest przez potwierdzenie zamówienia klienta. Zmiany w zleceniu danych przenoszonych z zamówienia następują zawsze poprzez zmianę w zamówieniu i aktualizację zlecenia dotyczy pól oznaczonych poniżej kolorem szarym. Dotyczy to pól nie mających decydującego wpływu na proces produkcyjny. Pól takich jak nr kontrahenta, ilość nr specyfikacji/wyrobu nie można zmieniać na zleceniu zewnętrznym w takim przypadku wymagane jest anulowanie bądź skasowanie zamówienia

Zlecenie jest numerowane zgodnie z numeracją zamówień, po wykonaniu zadania jeśli jest to wyrób trafia pod takim numerem na magazyn zgodnie z dokumentem PW.

Opracowanie dokumentacji

Jest pierwszym etapem przygotowania i wykonania zlecenia produkcyjnego. W dokumentacji produkcyjnej zawarty jest wykaz wszystkich materiałów, operacji, części, narzędzi niezbędnych do wykonania zadania produkcyjnego. Dokumentacja opracowywana jest przez pobranie i zmianę specyfikacji wzorcowej lub przez pobranie specyfikacji wcześniej opracowanej. Opracowanie z punktu widzenia systemu jest zakończone z chwilą zatwierdzenia zlecenia.

Uruchomienie zlecenia

Uruchomienie zlecenia zewnętrznego następuje przy zatwierdzeniu zlecenia.

Z punktu widzenia systemu zlecenie zatwierdzone ma gotową dokumentacje technologiczno konstrukcyjną i można przystąpić do jego wykonania. Z chwilą uruchomienia rezerwowane są materiały niezbędne do jego wykonania natomiast w przypadku braków sygnalizowane są deficyty kolorem czerwonym. Zlecenie wchodzi do bilansu materiałowego zmniejszając ilości dostępne na magazynie. Aby zwolnić materiały konieczne jest zdjęcie zatwierdzenia zlecenia. Uwaga nie może być zarejestrowane pobranie materiałowe oraz karta pracy jeśli zlecenie nie jest zatwierdzone. Zarejestrowanie przynajmniej jednej operacji lub pobranie materiału uniemożliwia zmianę zatwierdzonego zlecenia w wykonanym obszarze.

Zakończenie zlecenia

Zlecenie zamyka osoba odpowiedzialna poprzez potwierdzenie zakończenia zadania. Program sprawdza czy zostały pobrane wszystkie wykazane materiały, części, zespoły itp., czy wykonano wszystkie operacje zawarte w specyfikacji oraz czy ilość wykazana na dokumencie PW zgodna jest z ilością w zamówieniu. Jeżeli warunki nie są spełnione sygnalizowany jest błąd. Operator może mimo to zamknąć zlecenie powinien jednak wyjaśnienie  opisać w uwagach do zlecenia.

Koszty

W przypadku materiałów do zlecenia przenoszone są koszty zakupu materiału, w przypadku robocizny zakontowane karty pracy, w przypadku części koszt wytworzenia księgowany na dokumencie PW zlecenia wewnętrznego. Koszt zużycia narzędzia może być wkięgowany do zlecenia zewnętrznego, jeśli na dokumencie likwidacji będzie zawarta taka informacja (warunkiem jest użytkowanie moduł Wypożyczalnia narzędzi gdzie generowany jest dokument likwidacji).

Dane zawarte w zleceniu zewnętrznym:

Nr- składa się z nr zamówienia + nr pozycji zamówienia

Rejestr – rejestr wydziela grupę zleceń zewnętrznych z oddzielną numeracją i symboliką zgodną z rejestrem zamówień w firmie możliwe jest powołanie kilku rejestrów zamówień i jednego zleceń produkcyjnych zewnętrznych nie przewidziano sytuacji odwrotnej

Data zlecenia – data zatwierdzenia zamówienia – przenoszona z zamówienia

Kontrahent – przenoszony z zamówienia

Termin realizacji – termin z zamówienia

Magazyn – miejsce przeznaczenia np. magazyn wyrobów gotowych itp

Termin produkcji – domyślnie zgodny z terminem realizacji z zamówienia,  może zostać zmieniony na wcześniejszy lub późniejszy w zależności od decyzji osób odpowiedzialnych,

Symbol  -symbol towaru usługi przenoszona z pozycji zamówienia

Nazwa towaru/usługi – nazwa towaru/usługi przenoszona z zamówienia

Jm

Ilość

Wartość

Atrybuty – parametry specyficzne np. gatunek materiału, wielkości charakterystyczne (wysokść, średnica, ciśnienie, temperatura itp..)

Uwagi – uwagi są kopiowane z zamówienia jeśli zostały wprowadzone, jednak pole to może zostać w czasie procesu produkcyjnego zmieniane i uzupełniane

Data zatwierdzenia- uruchomienia –blokuje dane do edycji informuje że opracowanie zlecenia pod względem konstrukcyjno technologicznym jest zakończone, została wydrukowana specyfikacja montażowa lub/i przewodnik wykonania usługi/wyrobu, blokuje (rezerwuje) materiały i części zawarte w specyfikacji, jest uruchomieniem zlecenia

Podpis zatwierdzenie –osoba zatwierdzająca

Data zakończenia – data zakończenia zlecenia, data PW

Dokument – nr dokumentu Pw jeśli nie występuje pole powinno zostać puste

Podpis zakończenie – osoba wystawiająca Pw lub osoba zakończająca zlecenie np. w przypadku anulowania lub w przypadku gdy zlecenie usługowe nie jest zakończone 

Komentarz:

W przypadku zleceń wykonywanych pod zamówienie klienta i będące złożeniem różnych elementów wykonywanych oryginalnie zbyt skomplikowanych aby zawrzeć w jednym przewodniku/ specyfikacji, należy w specyfikacji powołać te elementy jako detale. Dokumentacja produkcyjna w/w detali zostanie stworzona jako zlecenia wewnętrzne, w polu zleceniodawca powinna zostać umieszczona informacja dla jakiego kontrahenta i pod jakie zamówienie wykonywane są detale. Po wykonaniu poszczególnych części koszty zostaną wksięgowane w zlecenie zewnętrzne.

Pozycje zlecenia:

Nr porządkowy – w przypadku gdy zlecenie zawiera operacje jest to nr operacji jeśli jest specyfikacją części do montażu jest to nr porządkowy zapewniający prawidłowe ułożenie specyfikacji,

Symbol – pole kluczowe dla prawidłowego działania programu, zawiera informację co zawiera pozycja oznaczenie zgodne z symboliką opisaną we wstępie do omawiania modułu produkcyjnego, dozwolone symbole to: M, R, D ,I, N, K

Kod – połączenie z katalogiem materiałów, części, operacji, narzędzi w zależności od oznaczenia w polu Symbol

Nazwa – nazwa materiału, części, operacji w zależności od oznaczenia w polu symbol

Ilość brutto/ ilość szt/Czas TJ/Ilość– ilość w jm lub czas w zależności od wartości pola symbol

JM

Gatunek/Stanowisko/Nr umowy – pole przybiera różne znaczenie w zależności od pola symbol

Atest/Nr rysunku/Nr maszyny/Nr kontrahenta - pole przybiera różne znaczenie w zależności od pola symbol

Uwagi – dodatkowe informacje np. zabiegi przy opera

Komentarz:

Program  pozwala na dużą swobodę przy przygotowaniu dokumentacji, można w zleceniu zewnętrznym zawrzeć zarówno wykaz wykonywanych operacji jak i części i materiałów niezbędnych do ich wykonania. Dla operacji można wyszczególnić narzędzia niezbędne do ich wykonania.

2.      Zlecenie wewnętrzne, przewodnik wykonania części, montażu zespołu, wykonania wyrobu

Zadanie produkcyjne pod nazwą „Zlecenie wewnętrzne” jest uruchamiane na podstawie analizy stanu magazynu wyrobów gotowych, zleceń które napłynęły do firmy oraz stanu rozdzielni. Zlecenie wewnętrzne służy przygotowaniu części i pólfabrykatów używanych przy kompletacji zleceń zewnętrznych oraz uzupełnieniu stanów magazynowych w przypadku produkcji seryjnej

Uruchomienie zlecenia

Uruchomienie zlecenia wewnętrznego następuje poprzez dyspozycją osoby odpowiedzialnej z modułu magazynowego lub z modułu zleceń wewnętrznych.

Opracowanie dokumentacji

W dokumentacji produkcyjnej zawarty jest wykaz wszystkich materiałów, operacji, części, narzędzi niezbędnych do wykonania zadania produkcyjnego. Dokumentacja opracowywana jest przez pobranie i zmianę dokumentacji wzorcowej lub na podstawie zlecenia wcześniej opracowanego.

Zakończenie zlecenia

Zlecenie zamyka osoba odpowiedzialna poprzez potwierdzenie zakończenia zadania. Program sprawdza czy zostały pobrane wszystkie wykazane materiały, części, zespoły itp. oraz czy wykonano wszystkie operacje zawarte w specyfikacji oraz czy ilość wykazana na dokumencie PW zgodna jest z ilością na jaką uruchomiono zlecenie pomniejszoną o stwierdzone braki. Jeżeli warunki nie są spełnione sygnalizowany jest błąd. Operator może mimo to zamknąć zlecenie powinien jednak wyjaśnienie  opisać w uwagach do zlecenia.

Koszty

W przypadku materiałów do zlecenia przenoszone sż koszty zakupu materiału, w przypadku robocizny zakontowane karty pracy, w przypadku części koszt wytworzenia księgowany na dokumencie PW zlecenia wewnętrznego wcześniej zakończonego dotyczy to np. zlecenia wewnętrznego na montaż zespołu. Koszt zużycia narzędzia może być wkięgowany do zlecenia zewnętrznego, jeśli na dokumencie likwidacji będzie zawarta taka informacja (warunkiem jest użytkowanie moduł Wypożyczalnia narzędzi gdzie generowany jest dokument likwidacji).

Dane zawarte w zleceniu wewnętrznym:

Nr- nadawany automatycznie na podstawie parametrów

Rejestr – rejestr wydziela grupę zleceń wewnętrznych z oddzielną numeracją i symboliką

Data wprowadzenia – data utworzenia zlecenia

Zleceniodawca – powinno pole zawierać dane dyspozytora zlecenia, ewentualni opis pod jakie zlecenie zewnętrzne uruchomiono zlecenie wewnętrzne może to być nazwa kontrahenta lub nr zlecenia, jeśli zlecenie uruchamia

Magazyn – miejsce przeznaczenia np. magazyn wyrobów gotowych, rozdzielnia itp.

Termin produkcji – domyślnie z zamówienia może zostać zmieniony na wcześniejszy lub późniejszy w zależności od decyzji osób odpowiedzialnych

Symbol  -nr części, detalu lub wyrobu przenoszony z dokumentacji wzorcowej – bazy normatywnej

Nazwa częśći/detalu – nazwa części detalu

Jm

Ilość

Atrybuty – parametry specyficzne np. gatunek materiału, wielkości charakterystyczne (wysokość, średnica, ciśnienie, temperatura itp..)

Uwagi – uwagi są kopiowane z zamówienia jeśli zostały wprowadzone, jednak pole to może zostać w czasie procesu produkcyjnego zmieniane i uzupełniane

Data zatwierdzenia –blokuje dane do edycji informuje że opracowanie zlecenia pod względem konstrukcyjno technologicznym jest zakończone, została wydrukowana specyfikacja montażowa lub/i przewodnik wykonania części

Podpis zatwierdzenie –osoba zatwierdzająca

Data zakończenia – data zakończenia zlecenia, data PW

Dokument – nr dokumentu Pw jeśli nie występuje pole powinno zostać puste

Podpis zakończenie – osoba wystawiająca Pw lub osoba zakończająca zlecenie np. w przypadku anulowania lub w przypadku gdy zlecenie usługowe nie jest zakończone PW

Pozycje zlecenia:

Nr porządkowy – w przypadku gdy zlecenie zawiera operacje jest to nr operacji jeśli jest specyfikacją części do montażu jest to nr porządkowy zapewniający prawidłowe ułożenie specyfikacji,

Symbol – pole kluczowe dla prawidłowego działania programu, zawiera informację co zawiera pozycja oznaczenie zgodne z symboliką opisaną we wstępie do omawiania modułu produkcyjnego, dozwolone symbole to: M, R, D ,I, N, K

Kod – połączenie z katalogiem materiałów, części, operacji, narzędzi w zależności od oznaczenia w polu Symbol

Nazwa – nazwa materiału, części, operacji w zależności od oznaczenia w polu symbol

Ilość brutto/ ilość szt/Czas TJ/Ilość– ilość w jm lub czas w zależności od wartości pola symbol

JM

Gatunek/Stanowisko/Nr umowy – pole przybiera różne znaczenie w zależności od pola symbol

Atest/Nr rysunku/Nr maszyny/Nr kontrahenta - pole przybiera różne znaczenie w zależności od pola symbol

Uwagi – dodatkowe informacje np. zabiegi przy operacji

3.      Karta Pracy.

Dokument karta pracy potwierdza wykonanie operacji. Operacja uznana jest za wykonaną gdy nastąpi potwierdzenie wykonanie ilości szt zgodnej z dyspozycją ewentualna różnica powinna zostać wykazana w pozycji braki.

Dla jednej operacji może zostać zarejestrowanych dowolna ilość kart pracy. Kontowanie powinno odbywać się chronologicznie zgodnie z nr operacji. Program traktuje jako błąd zarejestrowanie operacji 2 przed 1. w takim przypadku operator powinien ustosunkować się do powstałego błędu i wyjaśnić jego przyczynę (kontrola kolejności rejestracji jest włączana opcją na życzenie).

Karta pracy jest dokumentem kosztowym, koszt robocizny zgodny jest z kosztem godziny pracownika zawartym w parametrach programu. Do kosztów robocizny doliczane są procentowo koszty wydziałowe i koszty zarządu.

Karta pracy drukowana jest w przypadku gdy zlecenie zewnętrzne lub wewnętrzne zawiera operacje (pozycje oznaczone literą R). Domyślnie przyjmowany jest czas wykonania równy czasowi zadysponowanemu pozycja TJ*ilość+TPZ.

Ilość domyślnie równa jest ilości zadysponowanej i odnotowywana jest jako sztuki dobre. W przypadku gdy ilość wykonana jest inna należy wpisać ją ręcznie podobnie w przypadku stwierdzenia braków.

Wykonanie operacji jest potwierdzane kartą pracy dlatego tylko bieżące nanoszenie danych pozwala na prawidłowy obraz postępu prac w zleceniach, jeśli karty nie są rejestrowane obraz postępu prac w systemie jest zafałszowany i może prowadzić do błędnych decyzji, z tego względu należy zastosować takie rozwiązanie, aby karty zostały zarejestrowane wraz z ukończeniem operacji. Proponujemy stosowanie oznaczeń kart pracy kodem paskowym oraz rejestrację za pomocą czytników obsługiwanych przez robotników na hali produkcyjnej.

Pracownicy powinni posiadać identyfikatory pozwalające stwierdzić kto wykonał operację.

Karta pracy zawiera

Nr zlecenia

Nr operacji

Kod operacji

Nazwę operacji

Stanowisko

Maszynę

Uwagi – zabiegi do operacji

Nr karty pracy – drukowany w postaci kodu paskowego

Ilość zadysponowana

Ilość dobrych

Ilość braków

Czas normatywny

Czas rzeczywisty

Datę wyk. operacji

Datę wprowadzenia do systemu

Osoba wykonująca

Nr pracownika

Karty pracy sumowane są w zestawienie: wyrobienie godzin i mogą być importowane do systemu obsługi pracownika (Program PŁACE).

Komentarz:

W przypadku gdy czytnik kart nie zadziała np. w wyniku uszkodzenia karty pracy lub uszkodzenia czytnika należy wprowadzić kod w postaci cyfrowej z klawiatury komputera oraz wybrać pracownika wykonującego z listy, jeśli rejestracja odbywa się na hali produkcyjnej, pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie podstawowej obsługi programu, lub jeden z nich powinien mieć w obowiązku udzielić informacji pozostałym. 

4.      Pobranie materiałów, detali, części z magazynu/rozdzielni dokument RW.

Zasady:

Dokument wystawiany i drukowany jest zawsze automatycznie do zlecenia (zewnętrznego lub wewnętrznego) dla pozycji oznaczonych symbolem M i D. M oznacza materiały i części handlowe, kupowane na zewnątrz firmy i wprowadzane do systemu dokumentem Pz lub fakturą zakupu. Oznaczenie D obejmuje części zespoły, detale, półfabrykaty wytwarzane wewnątrz zakładu na podstawie zleceń wewnętrznych i wprowadzanych na stan  magazynu dokumentem PW lub znajdujące się na rozdzielni.

Ilość wydana przy pobraniu domyślnie jest zgodna z ilością zadysponowaną. Istnieje możliwość zmiany jej na dokumencie jak również zmiany indeksu materiałowego oraz miejsca (magazynu) skąd pobierany jest materiał/detal.

Jeśli ilość wydana jest inna osoba wydająca zobowiązana jest do jej poprawienia.

Dokument pobrania cechowany może być kodem paskowym jednoznacznie wskazującym na jakie zlecenie pobierany jest materiał wtedy osoba wydająca potwierdza kartą ilość wydaną a osoba pobierająca ilość otrzymaną.

Materiały nie wykazane w dokumentacji nie podlegają rozliczeniu np. smary, oleje itp.

Koszty

Koszt dla dokumentów PZ i faktur zakupowych koszt przenoszony jest do zlecenia wg ceny zakupu metodą fifo, jeśli część była produkowana koszt przenoszony jest zgodnie z kosztem wytworzenia zawartym na zleceniu wewnętrznym obejmującym koszty robocizny, materiału, usług obcych, zużytych narzędzi.

Dane na RW:

Nr zlecenia

Nr porządkowy – jeśli został nadany

Symbol materiału/części

Nazwę

Gatunek

Atest

Uwagi

Nr RW – drukowany w postaci kodu paskowego

Ilość zadysponowana  w jednostce rozliczeniowej

Ilość pobrana

Przelicznik

Ilość magazynowa po przeliczeniu

Jm magazynowa

Jm rozliczeniowa

Datę pobrania

Datę wprowadzenia do systemu

Osoba wydająca

Osoba pobierająca

Nr osoby wydającej

Nr osoby pobierającej

5.      Karta braków protokół niezgodności dla materiału

Dokument wystawiany przez osobę odpowiedzialną w przypadku gdy na operacji stwierdzono braki. Dokument dziedziczy wtedy informacje o osobie wykonującej operację , nr operacji, nr zlecenia, datę wykonania. Brak może zostać ujawniony po zamknięciu zlecenia osoba wystawiająca kartę wpisuje zlecenie do którego brak się odnosi, dziedziczony jest nr zlecenia i nr części/ wyrobu. Trzecią możliwością jest wystawienie karty bez powiązania ze zleceniem wpisywany jest wtedy tylko nr części.

8.      Zdanie produkcji dokument PW

Dokument towarzyszy każdemu zadaniu produkcyjnemu i jest kończącym zadanie produkcyjne. W przypadku zlecenia zewnętrznego ma oznaczenie zgodne z zamówieniem klienta, w przypadku zlecenia wewnętrznego zgodne z nagłówkiem przewodnika. Pracownik po wykonaniu ostatniej operacji powinien ją zareestrować następnie przekazać wyrób/ część na rozdzielnie lub magazyn. O miejscu przekazania decyduje informacja zawarta w polu magazyn zlecenia. Dokument jest wystawiany automatycznie na ilość zawartą w zleceniu pomniejszoną o wykazane braki.  Następnie wprowadzony zostaje automatycznie bądź ręcznie podpis zdającego i podpis odbierającego. W szczególnym przypadku przyjmuje się że zdającym i odbierającym jest jedna osoba. Operacja kończy zadanie produkcyjne po potwierdzeniu dokumentu ustalana jest data zakończenia i podpis osoby zakańczającej zadanie produkcyjne. Zmiana danych w takim zleceniu wymaga zdjęcia podpisu, może tego dokonać tylko osoba umieszczona w polu odbierający.

Komentarz

Dokument jest wystawiany i drukowany z chwilą otwarcia zlecenia produkcyjnego stanowi jego integralną część, natomiast przychód księgowany jest z chwilą zatwierdzenia dokumentu. Istnieje możliwość zakończenia zadania bez potwierdzenia jego wykonania np. kontrahent zrezygnował lub zlecenie nie jest aktualne. 

autor: Zakład Informatyki Sp z o.o. 
Ul. Grunwaldzka 13, 37-700 Przemyśl
tel. 166760200
pi@kontroling.pl